La comunicació és un dels elements més complexos (i a voltes complicats) en una organització. Una mala comunicació afecta al benestar dels treballadors, i per tant a la productivitat, a la fidelització i a la retenció del talent. Si els treballadors estan informats i entenen el perquè de les decisions que es prenen, sobretot de les que els afecten, se sentiran part integrant de l’empresa. Si no, es distancien i prenen decisions que no ens agraden.
Com comuniquem en un espai de coworking?
La comunicació formal sol ser corporativa i vertical, és a dir, la direcció de l’empresa estableix els canals i hi transmet els missatges que vol fer arribar als seus treballadors. Això no encaixa gens en un coworking, és fàcil veure’n el perquè.
Si tenim diferents empreses i professionals independents treballant en un mateix espai, cal que la comunicació formal sigui més oberta, transparent i participativa. No només per assegurar-nos que la informació arriba a tothom a qui ha d’arribar, sinó perquè se sentin part integrant de l’espai. Si la informació només arriba a unes determinades persones, estem replicant un model de comunicació tradicional en un espai teòricament col·laboratiu.
La comunicació a l’espai de coworking hauria d’acostar-se més al sentit originari de la paraula. Comunicació ve del llatí ‘comunis’, que significa comú, i vol dir transmetre idees i pensaments per posar-los «en comú» amb l’altre.
Per això, la comunicació formal a l’espai de coworking hauria de ser:
Coordinada
Coordinada per un responsable, per garantir-ne la participació, la transparència i la fluïdesa. Que no vol dir controlada.
Bidireccional
Ha de fluir en tots els sentits per tal que sigui eficaç.
Participativa
El sentit de la comunicació «formal» en un coworking no és que una direcció transmeti els seus missatges, sinó que un responsable s’encarregui de dinamitzar-la i fer-la efectiva.
Quins canals de comunicació funcionen millor en un coworking?
Dels tres tipus de canals –escrits, orals i tecnològics–, el que funciona millor és el tecnològic, ja que encaixa més amb l’esperit innovador del coworking, permet comunicar-se a distància, de forma ràpida i no intrusiva (podem llegir l’email quan ens vagi bé, encara que no ho sembli…).
Canals tecnològics
En si, són una fusió de mitjans orals i escrits, però tenen particularitats i avantatges que els diferencien dels altres dos. Per començar, són els que més afavoreixen la comunicació bidireccional i la participació. Dins d’aquests canals podem trobar emails i newsletters digitals, xats, xarxes socials internes com Yammer, xarxes socials obertes, skype, blog… Les possibilitats són immenses, però cal una persona que els dinamitzi (un dels problemes d’aquests sistemes és que moren per abandonament i falta de temps…).
Canals escrits
Els escrits offline solen ser força residuals als espais de coworking, però no recomano oblidar-los del tot. El tradicional cartell enganxat a la màquina de cafè té una efectivitat increïble. Però no pot ser l’únic mètode, especialment si hi ha gent que no en sol prendre o que sovint treballa a distància.
Canals orals
Em refereixo a les reunions i les trucades telefòniques. Les reunions o converses personals tenen l’inconvenient que demanen més temps i trobar un lloc i hora. Però cal fer-les de tant en tant per crear relacions i veure’s cara a cara. Si només fem servir canals tecnològics correm el risc de despersonalitzar les relacions. El telèfon també és un element d’ús residual, però molt útil per la rapidesa, i perquè hi ha coses que és millor comunicar per veu o presencialment que no per email.
El més efectiu és definir en primer lloc què volem comunicar, a qui i amb quina freqüència, i aleshores triar els canals que millor ens facin servei. Un darrer consell: la millor eina de comunicació és una conversa.
