La comunicación es uno de los elementos más complejos (y a menudo complicados) en una organización. Una mala comunicación afecta al bienestar de los trabajadores, y por lo tanto a la productividad, a la fidelización y a la retención del talento. Si los trabajadores están informados y entienden el porqué de las decisiones que se toman, sobre todo de las que les afectan, se sentirán parte integrante de la empresa. Si no, se siente distanciados, y toman decisiones que no nos gustan.
¿Cómo comunicamos en un espacio de coworking?
La comunicación formal suele ser corporativa y vertical, es decir, la dirección de la empresa establece los canales y transmite los mensajes que quiere hacer llegar a sus trabajadores. Esto no encaja en absoluto en un coworking, es fácil ver el porqué.
Si tenemos diferentes empresas y profesionales independientes trabajando en un mismo espacio, la comunicación formal tiene que ser más abierta, transparente y participativa. No solo para asegurarnos de que la información llega a todo el mundo que tiene que llegar, sino para que se sientan parte integrante del espacio. Si la información solo llega a unas determinadas personas, estamos replicando un modelo de comunicación tradicional en un espacio teóricamente colaborativo.
La comunicación en el espacio de coworking tendría que ser más cercana al sentido original de la palabra. Comunicación viene del latín ‘comunis’, que significa común, y quiere decir transmitir ideas y pensamientos para ponerlos «en común» con el otro.
Por ello, la comunicación formal en el espacio de coworking tendría que ser:
Coordinada por un responsable, para garantizar la participación, la transparencia y la fluidez. Lo que no quiere decir controlada.
Bidireccional: Tiene que fluir en todos los sentidos para que sea eficaz.
Participativa: El sentido de la comunicación «formal» en un coworking no es que una dirección transmita sus mensajes, sino que un responsable se encargue de dinamizarla y hacerla efectiva.
¿Qué canales de comunicación funcionan mejor en un coworking?
De los tres tipos de canales –escritos, orales y tecnológicos–, el que funciona mejor es el tecnológico, ya que encaja con el espíritu innovador del coworking, permite comunicar-se a distancia, de forma rápida y no intrusiva (podemos leer el email cuando nos vaya bien, aunque no lo parezca…).
Canales tecnológicos
En si, son una fusión de medios orales y escritos, pero tienen particularidades y ventajas que los diferencian de los otros dos. Para empezar, son los que más favorecen la comunicación bidireccional y la participación. Dentro de estos canales podemos encontrar emails y newsletters digitales, chats, redes sociales internas como Yammer, redes sociales abiertas, skype, blog… Las posibilidades son inmensas, pero hace falta una persona que los dinamice (uno de los problemas de estos sistemas es que mueren por abandono y falta de tiempo…).
Canales escritos
Los escritos offline suelen ser bastante residuales en los espacios de coworking, pero no recomiendo olvidarlos del todo. El tradicional cartel en la máquina de café tiene una efectividad increíble. Pero no puede ser el único sistema, especialmente si hay personas que no suelen tomarlo o que a menudo trabajan a distancia.
Canales orales
Me refiero a las reuniones y las llamadas telefónicas. Las reuniones o conversaciones personales tienen el inconveniente de que requieren más tiempo y buscar un lugar y hora. Pero es bueno hacerlas de vez en cuando para crear relaciones y verse cara a cara. Si solo utilizamos canales tecnológicos corremos el riesgo de despersonalizar las relaciones. El teléfono también es un elemento de uso residual, pero muy útil por la rapidez, y porque hay cosas que es mejor comunicar por voz o presencialmente que no por email.
Lo más efectivo es definir en primer lugar qué queremos comunicar, a quién y con qué frecuencia. Después escogemos los canales que mejor se adapten a estas necesidades. Un último consejo: La mejor herramienta de comunicación es una conversación.
