Hoy toco un tema mucho más prosaico de lo que estáis acostumbrados, pero que creo necesario: ¿Cómo se regulan a nivel legal las relaciones en el coworking? Los contratos de alquiler tradicionales no son suficientes, ya que el espacio también presta servicios y suministros a las empresas que se ubican, además de la organización de eventos, formación… ¿Un contrato de prestación de servicios? Tampoco, ya que hay cesión de espacio y de mobiliario.
Así, el contrato de coworking es un contrato más bien hecho a medida, a medio camino entre el alquiler, la prestación de servicios y los contratos de centros de negocios. Pero, ¿qué incluye este contrato? Aquí tenéis algunos de los puntos que se pueden regular, aunque este tipo de acuerdos suelen ser bastante flexibles.
¿Qué incluye el contrato?
Empecemos por el principio: primero hay que detallar qué incluye el contrato, qué está incluido en el precio y qué son servicios extra u opcionales. Por ejemplo, se especifica si hay servicio de recepción, de atención de llamadas y/o visitas, recepción de correo y paquetería, gestión de proveedores, suministros… Incluso hay espacios de coworking que ofrecen servicios de administración y contabilidad.
Un punto importante a fijar son los servicios tecnológicos, cuáles hay y con qué características específicas: conectividad, hosting, voz IP…
También se suelen concretar las condiciones de uso de espacios compartidos, como salas de reuniones y formación, los servicios de limpieza o la disponibilidad y uso del mobiliario.
Horario y accesibilidad
Los horarios de los espacios de coworking no suelen ser los habituales. Hay algunos que tienen un horario reducido y permiten el acceso libre a cualquier coworker, o espacios con un horario de apertura amplio pero que no permiten el acceso fuera de horas.
También se puede fijar la forma de acceso —por tarjeta identificativa o llaves—, y quién puede disponer de esos accesos.
Precio y forma de pago
Aquí llegamos a la piedra angular de todos los contratos y acuerdos en general: ¿Cuánto nos cuesta la broma? Pero, siendo realistas, lo mejor es dejarlo claro para las dos partes desde el principio y ahorrarnos sorpresas.
¿Qué tenemos que incluir? Pues para empezar, el precio mensual a pagar y lo que incluye. También está bien detallar si hay incrementos anuales y cómo se calculan. Otro punto es el precio de los servicios extra o no incluidos en el precio mensual, y el coste en el caso de contratarlos de forma puntual.
La forma y plazos de pago se suelen incluir en este apartado, así como las posibles garantías. ¿Qué pasa si se rompe algo, si estropeamos el mobiliario o las instalaciones?
Duración del contrato
Como el nombre del punto indica, especificamos la duración del contrato. Un punto al que no se suele dar importancia, pero que puede comportar algún que otro dolor de cabeza si no somos previsores. Por ejemplo, si no tenemos previsto quedarnos mucho tiempo, y nos comprometemos a un plazo largo porque “es lo que se suele poner en los contratos”; o si fijamos un plazo curto, porque entonces nos podemos encontrar una sorpresa en la renovación.
En cualquier caso, el punto más interesante a valorar son las posibles condiciones de preaviso (con cuánta antelación tenemos que comunicar que nos vamos) y las penalizaciones (qué pasa si no damos el preaviso o no cumplimos con el plazo mínimo de permanencia). ¿Y si se acaba el plazo acordado, se revisan las condiciones si queremos renovar?
Confidencialidad
Esta cláusula tendría que estar sí o sí. Pero simplemente se trata de comprometeros a no revelar información de cualquier otro coworker o del centro de la que hayáis tenido conocimiento. Tiene sentido, ¡y pensad que la misma cláusula protege vuestra información!
En este punto se pueden precisar también las medidas de seguridad de las que dispone el espacio, tanto físicas como digitales, para proteger la información.
Puestos de trabajo
En este punto se fija simplemente si el lugar que se alquila se puede transferir o no, y en el caso de que sea así, en qué condiciones. Por ejemplo, si durante un tiempo tienes un colaborador ocupando el espacio, o tienes por contrato un puesto que ya no necesitas y lo quieres realquilar. ¿Puedes? ¿No puedes?
Otro tema interesante a aclarar es la responsabilidad de los invitados, colaboradores o clientes que accedan de forma puntual al espacio. ¿Qué queda cubierto por el espacio en sí y qué es responsabilidad del coworker?
Reglamento interno
A menudo en los contratos de coworking se anexa el reglamento de funcionamiento interno. Otras veces, en el caso de que sea un documento que se vaya modificando de forma regular, se indica con detalle dónde se puede consultar, cómo se comunican las actualizaciones de forma fehaciente a los coworkers, y cómo se acuerdan los cambios (el espacio no puede hacer que te comprometas a un reglamento y después cambiarlo cuando le apetezca sin el acuerdo del resto de firmantes).
En otro post os explicaré qué se puede incluir en el reglamento interno.
Responsabilidad del coworker
Aquí entramos en detalle de quién se encarga de qué. En este punto quizás estáis ya un poco hartos de acuerdos, cláusulas, puntos y otras hierbas. Pero de verdad, es mejor dejar las cosas claras y por escrito desde el inicio… J.
¿Qué concretáis aquí? Pues se especifica que el coworker es responsable de cumplir con sus obligaciones fiscales y administrativas, y que es también responsable de la actividad que desarrolla en el espacio.
Otra cosa que se puede fijar es si un coworker nos puede recoger correspondencia certificada o paquetería, dónde se guarda o en qué plazo tiene que traspasarla al destinatario. Esto es importante de cara a plazos judiciales y administrativos.
El seguro es otro tema a discutir: ¿quién es el titular del seguro?, ¿y que debe cubrir este?
Causas de resolución
Esta cláusula especifica si, resumiendo, una de las dos partes dice que hasta aquí hemos llegado. Se puede resolver un contrato por mutuo acuerdo, porque una de las partes lo decida, o porque se incumpla alguna cláusula.
Si es por incumplimiento, además de la resolución, ¿hay alguna penalización o damos un plazo para resolver el problema?
Protección de datos
La típica y tópica cláusula sobre protección de datos, pero que tiene que estar. By law.
Una nota: si el espacio tiene cámaras de seguridad, los coworkers tienen que estar informados y se deben indicar con carteles en los lugares del espacio donde estén las cámaras.
Ahora quizás hace ya un rato que os preguntáis por qué se extinguieron los dinosaurios. No fue por haberse leído y firmado un contrato de coworking (¡esperemos!). Así que, ¡ánimo! Seguro que fijar estos puntos por adelantado os ahorrará dolores de cabeza.
Fonts: VallesWork, Zona Coworking, Comunidad Coworking
