Los espacios de coworking son ideales para trabajar con horarios flexibles y crear sinergias con otros profesionales o empresas. Pero a menudo tenemos que trabajar a distancia porque viajamos, para hacer reuniones o para aprovechar mejor el tiempo sin desplazamientos innecesarios. O a veces simplemente va bien cambiar de entorno para inspirarnos o concentrarnos —te recomiendo echar un vistazo a los mejores lugares para trabajar a distancia—.
En cualquier caso, lo que sí necesitamos es tener acceso a los proyectos y documentos de trabajo, y una comunicación fluida con nuestros trabajadores o colaboradores. Si empezamos a buscar, encontraremos herramientas digitales para hacer prácticamente cualquier cosa a distancia. Pero, ¿qué herramientas nos serán útiles de verdad? ¿Y cuáles funcionan mejor para una misma tarea?
En este post encontrará una selección para que le sea más fácil decidirse. De todas formas, tenga presente que cada profesional o empresa tiene una forma de trabajar diferente, por tanto la herramienta ideal es la que haga lo que necesitamos.
Gestión integral de proyectos
Una de las más populares para gestionar proyectos de forma integral es Trello. La ventaja de esta herramienta es que nos ayuda a concentrarnos en una sola tarea cada vez, muy útil si somos un poco dispersos. Además, permite compartir y asignar tareas a colaboradores, e integra otras herramientas como DropBox, Google Drive o Twitter.
Si esta no os convence, podéis probar también OrangeScrum o BaseCamp. La verdad es que si utilizamos herramientas integrales de gestión de proyecto nos podemos ahorrar otras que solo realizan determinadas funciones. Pero, como todo en esta vida, es una cuestión de gustos.
Organizar y compartir notas
Un clásico para tomar notas es Evernote, que ayuda a organizar y compartir ideas, listas de tareas y proyectos. Su sistema de etiquetado y búsqueda de notas va muy bien si somos desorganizados o tenemos muchas cosas en la cabeza. Si utilizamos programas con otras finalidades, como Google o un gestor de proyectos de los que hemos mencionado antes, probablemente ya tendremos una funcionalidad para tomar notas. Pero Evernote gusta porque es muy intuitiva y fácil de usar. Si no nos convence, siempre podemos optar por Google Keep, Google Docs o Simplenote.
Almacenar documentos
Poder acceder a los documentos de trabajo desde cualquier lugar y dispositivo es esencial cuando trabajamos a distancia. Además, es muy útil que la herramienta que utilicemos cuente con determinadas funcionalidades, como la edición online y el historial de cambios.
Google Drive es muy práctico, aunque no nos acaba de convencer que duplique los documentos cuando los subes y los editas online (aunque no lo hace si los creas directamente en Drive). Guarda historial de los cambios hechos por cada usuario.
DropBox es una alternativa muy recomendable. La ventaja de utilizar herramientas conocidas es que probablemente nuestros colaboradores o clientes ya las conozcan y las tengan instaladas, por lo que no los obligamos a utilizar otra herramienta y crear otra cuenta para trabajar con nosotros.
Vitradoc es una herramienta fantástica para almacenar documentos con fecha de caducidad o renovación, ya que dispone de un sistema de alerta automático que envía un email diario para avisarte. Permite el intercambio de documentación con otros usuarios y empresas de forma ágil, lo que ayuda al cumplimiento de la normativa relativa a la Coordinación de Actividades Empresariales.
Reuniones a distancia
Skype es la opción tradicional y conocida, pero no siempre ofrece una buena conexión de audio. Para reuniones a distancia funcionan muy bien RingCentral Meetings y Join.Me. Ambas tienen funcionalidades básicas y avanzadas muy útiles para hacer reuniones, como la posibilidad de grabar las sesiones o compartir la pantalla, documentos, enlaces…
Para hacer formaciones a distancia podéis optar por GoToMeeting, muy intuitiva, que además permite gestionar las inscripciones previas a la formación, gestionar las intervenciones y preguntas, y hacer prácticas participativas.
Crear y organizar ideas
Para brainstorming y reuniones de carácter más creativo a distancia, recomiendo Mural, una forma muy visual de compartir ideas. Para mind maps y desarrollar ideas más estructuradas, podéis probar Mind Mup, una herramienta para crear y compartir mapas mentales.
Dinamizar y hacer equipo
Por último, pero no menos importante, una herramienta para mantener al equipo conectado, motivado y compartir conocimiento (es ideal también como think tank): Yammer se puede utilizar como herramienta de comunicación o como red social interna o simplemente para compartir información del día a día, ya sea formal o informal.
Porque al final, la clave para que los proyectos salgan bien son las personas. 😉
