Els espais de coworking són ideals per treballar amb horaris flexibles i crear sinergies amb altres professionals o empreses. Però sovint hem de treballar a distància perquè viatgem, per fer reunions o per aprofitar més el temps sense desplaçaments innecessaris. O a vegades simplement va bé canviar d’entorn per inspirar-nos o concentrar-nos —et recomano fer una ullada als millors llocs per treballar a distància—.
En qualsevol cas, el que sí necessitem és tenir accés als projectes i documents de treball, i una comunicació fluïda amb els nostres treballadors o col·laboradors. Si comencem a buscar, trobarem eines digitals per fer pràcticament qualsevol cosa a distància. Però, quines ens seran útils de debò? I quines funcionen millor per a una mateixa tasca?
En aquest post trobareu una selecció perquè us sigui més fàcil decidir-vos. De tota manera, tingueu present que cada professional o empresa té una forma de treballar diferent, per tant l’eina ideal és la que faci allò que necessitem.
Gestió integral de projectes
Una de les més populars per gestionar projectes de forma integral és Trello. L’avantatge d’aquesta eina és que ens ajuda a concentrar-nos en una sola tasca cada cop, molt útil si som una mica dispersos. A més, permet compartir i assignar tasques a col·laboradors, i integra altres eines com DropBox, Google Drive o Twitter.
Si aquesta no us fa el pes, podeu provar també OrangeScrum o BaseCamp. La veritat és que si fem servir eines integrals de gestió de projecte ens podem estalviar d’altres que només fan determinades funcions. Però, com tot a la vida, això és una qüestió de gustos.
Organitzar i compartir notes
Un clàssic per prendre notes és Evernote, que ajuda a organitzar i compartir idees, llistes de tasques i projectes. El seu sistema d’etiquetatge i de recerca de notes va molt bé si som desorganitzats o tenim moltes coses al cap.
Si fem servir programes amb altres finalitats, com Google o un gestor de projectes dels que hem esmentat abans, probablement ja tindrem una funcionalitat per prendre notes. Però Evernote agrada perquè és molt intuïtiva i fàcil de fer servir.
Si no ens fa el pes, sempre podem optar per Google Keep, Google Docs o Simplenote.
Emmagatzemar documents
El fet de poder accedir als documents de treball des de qualsevol lloc i dispositiu és essencial quan treballem a distància. A més, és molt útil que l’eina que fem servir tingui determinades funcionalitats, com l’edició en línia i l’historial de canvis.
Google Drive és molt pràctic, tot i que no ens acaba de fer el pes que dupliqui els documents quan els puges i els edites en línia (per bé que no ho fa si els crees directament a Drive). Guarda historial dels canvis fets per cada usuari.
DropBox és una altra alternativa molt recomanable. L’avantatge de fer servir eines conegudes és que probablement els nostres col·laboradors o clients ja les coneixen i les tenen instal·lades, per tant no els obliguem a fer servir una altra eina i crear-hi un nou compte per treballar amb nosaltres.
Vitradoc és una eina fantàstica per emmagatzemar documents amb data de caducitat o renovació, doncs disposa d’un sistema d’alerta automàtic que envia un e-mail diari per avisar-te. Permet l’intercanvi de documentació amb altres usuaris i empreses de forma àgil, fet que ajuda a l’acompliment de la normativa relativa a la Coordinació d’Activitats Empresarials.
Reunions a distància
Skype és l’opció tradicional i coneguda, però no sempre ofereix una bona connexió d’àudio. Per a reunions a distància, funcionen molt bé RingCentral Meetings i Join.Me. Ambdues tenen funcionalitats bàsiques i avançades molt útils per fer reunions, com la possibilitat de gravar les trobades o compartir la pantalla, documents, enllaços…
Per fer formacions a distància podeu optar per GoToMeeting, molt intuïtiva, que a més permet gestionar les inscripcions prèvies a la formació, gestionar les intervencions i preguntes, i fer pràctiques participatives.
Crear i organitzar idees
Si necessiteu fer brainstorming i reunions de caire més creatiu a distància, us recomano Mural, una forma molt visual de compartir idees. Per a mind maps i desenvolupar idees més estructurades, podeu provar Mind Mup, una eina per crear i compartir mapes mentals.
Dinamitzar i fer equip
Per últim, però no menys important, una eina per mantenir l’equip connectat, motivat i compartir coneixement (és ideal també com a think tank): Yammer es pot fer servir com a eina de comunicació o com a xarxa social interna o simplement per compartir informació del dia a dia, ja sigui formal o informal.
Perquè al final, la clau perquè els projectes surtin bé són les persones. 😉
