La comunicación es esencial en los espacios de coworking. Pero estamos hablando de una comunicación programada y estructurada. Uno de los problemas más frecuentes en los coworkings, precisamente por su talante abierto y colaborativo, es que asumimos que los mensajes fluirán como el aire de una persona a otra. Y al final ocurre lo que ocurre: que los acontecimientos están vacíos, que no todo el mundo se ha enterado de algún hecho clave o, lo más grave de todo, que se pierde el sentimiento de pertenencia.
Imagínate la sensación de estar inmerso en tu día a día y que las cosas pasen a tu alrededor sin que te enteres, o que te enteres tarde. Al final, la falta de comunicación (o la mala comunicación, que para el caso es lo mismo) provoca una sensación de alienamiento y desconexión en las personas, incluso en un espacio tan bien avenido como un coworking.
Algunas recomendaciones antes de lanzarnos a comunicar
Como hemos comentado, lo importante es que la comunicación sea planificada, sistemática y organizada. Lo recomendable es que haya una única persona que centralice y se encargue de la comunicación.
Una vez tenemos la persona (o nos hemos hecho a la idea de hacerlo nosotros), debemos decidir qué comunicaremos: horarios especiales del centro, fechas de vacaciones, entrevistas internas o externas a los coworkers, proyectos, nuevas incorporaciones, eventos, cursos… Piensa también en los mensajes que pueden aumentar el sentimiento de pertenencia: ¿felicitamos a los cumpleaños?, damos mensajes informales o con un punto de humor?, ¿explicamos historias y anécdotas? Es necesario encontrar nuestro tono y estilo.
Después, elabora un calendario y decide por qué canal o canales comunicarás cada mensaje. Ahora hablamos de los canales, no te preocupes.
En cualquier caso, siempre, siempre, SIEMPRE, cuida el diseño y la redacción. En serio, nadie se tomará en serio un cartel con la letra en Comic Sans y faltas de ortografía.
5 canales de comunicación ideales para un coworking
El espacio de coworking está formado por su comunidad, online y offline, y espacios físicos. Debemos tenerlo todo en cuenta a la hora de definir los canales por donde comunicaremos.
Redes sociales privadas
Hay muchas, pero si tiene los emails bajo el mismo dominio, Yammer es gratuita y muy práctica. No sólo sirve como herramienta de comunicación interna, sino como think tank de material y recursos compartidos. Permite realizar grupos abiertos o privados para discutir ideas y proyectos.
Pro: aumentan la productividad y la implicación.
Contra: es necesario que participe todo el mundo para que funcione.
Email marketing
Tanto si son emails con comunicaciones específicas, como si planteamos un envío regular en formato newsletter con todo lo que queramos comunicar, el email es una forma práctica y fácil para hacer llegar la información. Eso sí, comprueba que todo el mundo lo reciba correctamente y no como spam.
Pro: es un canal utilizado prácticamente por todos.
Contra: ¡cuidado con el spam!
Redes sociales (las que conocemos todos)
Hay cosas que merece la pena comunicarlas de forma abierta, como proyectos, entrevistas u otras noticias del espacio o el coworkers. Además, dar relevancia a las empresas o trabajadores a redes ayuda a fidelizarlos y que se sientan parte del espacio, y nos ayudarán a difundir el contenido en sus propias redes. (Inciso. La ley del quid pro quo en social media: si tú no les das espacio en tus redes, no esperes que ellos lo hagan en las suyas…).
Pro: una herramienta muy versátil y productiva.
Contra: hace falta implicación y participación de todos.
El maravilloso mundo offline: carteles y café
A menudo estamos tan inmersos en los canales digitales que se nos van de la cabeza a los offline. Y no deben ser unos u otros, la fórmula perfecta consiste en combinarlos. Los carteles puestos en sitios estratégicos son muy prácticos. Recuerda cuidarlo en el diseño, que sean bien visibles -tanto por el tamaño del cartel y la tipografía como por la ubicación- y que no tengan faltas de ortografía. Una mención especial para la máquina del café: ¿qué mejor lugar para poner un cartel y que la gente nos dé feedback? Pon también una pizarra o un espacio en blanco para que escriban.
Pro: es un canal fácil y económico de utilizar.
Contra: puede que alguien no se fije…
Encuentros, reuniones, desayunos…
Un encuentro programado de forma regular, en el que cada persona expone por turnos las novedades o proyectos que tiene en marcha, ayuda a fortalecer las relaciones entre los miembros del espacio y realizar networking. Aproveche para valorar las sinergias entre empresas y colaboradores.
Pro: ayuda a fortalecer las relaciones personales y profesionales.
Contra: es necesaria implicación, participación y compromiso de asistencia.
