Avui toco un tema molt més prosaic del que esteu acostumats, però que trobo necessari: com es regulen a nivell legal les relacions al coworking? Els contractes de lloguer tradicionals no són suficients, ja que l’espai també presta serveis i subministraments a les empreses que s’hi ubiquen, a més de l’organització d’esdeveniments, formació… Un contracte de prestació de serveis? Tampoc no fa, ja que hi ha cessió d’espai i de mobiliari.
Així, el contracte de coworking és un contracte més aviat fet a mida, a mig camí entre el lloguer, la prestació de serveis i els contractes de centres de negocis. Però, què ha d’incloure aquest contracte? Aquí teniu alguns dels punts que es poden regular, tot i que aquesta mena d’acords solen ser força flexibles.
Què inclou el contracte?
Comencem pel començament: de primer cal detallar què inclou el contracte, què està inclòs en el preu i què són serveis extra o opcionals. Per exemple, s’hi especifica si hi ha servei de recepció, d’atenció de trucades i/o visites, recepció de correu i paqueteria, gestió de proveïdors, subministraments… Fins i tot hi ha espais de coworking que ofereixen serveis d’administració i comptabilitat.
Un punt important a fixar-hi són els serveis tecnològics, quins n’hi ha i amb quines característiques específiques: connectivitat, hosting, veu IP…
També se solen concretar les condicions d’ús dels espais compartits, com sales de reunions i formació, els serveis de neteja o la disponibilitat i ús del mobiliari.
Horari i accessibilitat
Els horaris dels espais de coworking no solen ser els habituals. Hi ha llocs que tenen un horari reduït i permeten l’accés lliure a qualsevol coworker, o espais amb un horari d’obertura ample però que no hi permeten l’accés fora d’hores.
També es pot fixar la forma d’accés —per targeta identificativa o claus—, i qui en pot disposar.
Preu i forma de pagament
Aquí arribem a la pedra angular de tots els contractes i acords en general: quant ens costa la festa? Però, sent realistes, el millor és deixar-ho clar per a les dues parts des del principi i estalviar-nos sorpreses.
Què hi hem d’incloure? Doncs per començar, el preu mensual a pagar i el que inclou. També està bé detallar si hi ha increments anuals i com es calculen. Un altre punt és el preu dels serveis extra o no inclosos en el preu mensual, i el cost en el cas de contractar-los de forma puntual.
La forma i terminis de pagament se solen incloure en aquest apartat, així com les possibles garanties. Què passa si es trenca alguna cosa, si fem malbé el mobiliari o les instal·lacions?
Durada del contracte
Com el nom indica, especifiquem la durada del contracte. Un punt al qual no se sol donar importància, però que pot portar algun que altre maldecap si no som previsors. Per exemple, si no tenim previst quedar-nos-hi massa temps, i ens comprometem a un termini llarg perquè “és el que se sol posar als contractes”; o si fixem un termini curt, aleshores ens podem trobar una sorpresa a la renovació.
En qualsevol cas, el punt més interessant a valorar són les possibles condicions de preavís (amb quanta antelació hem de comunicar que marxem) i les penalitzacions (què passa si no donem preavís o no complim amb el termini mínim de permanència). I si acaba la durada prevista, es revisen les condicions en el cas que vulguem renovar?
Confidencialitat
Aquesta clàusula ha de ser-hi sí o sí. Però simplement es tracta de comprometre’ns a no revelar informació de qualsevol altre coworker o del centre de la qual ens haguem assabentat. Té sentit, i penseu que la mateixa clàusula protegeix la vostra informació!
En aquest punt es poden precisar també les mesures de seguretat de què disposa l’espai, tant físiques com digitals, per protegir la informació que hi hagi.
Llocs de treball
S’hi fixa simplement si el lloc que llogues es pot transferir o no, i en el cas que sigui així, en quines condicions. Per exemple, si durant un temps tens un col·laborador allà ocupant l’espai, o tens per contracte un lloc que ja no necessites i el vols rellogar. Pots? No pots?
Un altre tema interessant a aclarir és la responsabilitat dels convidats, col·laboradors o clients que accedeixin de forma puntual a l’espai. Què queda cobert per l’espai en si i què és responsabilitat del coworker?
Reglament intern
Sovint als contractes de coworking s’annexa el reglament de funcionament intern. Altres cops, en el cas que sigui un document que es vagi modificant de forma regular, s’indica amb detall on es pot consultar, com es comuniquen les actualitzacions de forma fefaent als coworkers i com s’acorden els canvis (l’espai no pot fer que et comprometis a un reglament i després canviar-lo quan li vingui de gust sense l’acord de la resta de signants).
En un altre post us explicaré què es pot incloure al reglament intern.
Responsabilitat del coworker
Aquí entrem al detall de qui s’encarrega de què. En aquest punt potser esteu una mica tips d’acords, clàusules, punts i altres herbes. Però de debò, és millor deixar les coses clares i per escrit des de l’inici… J.
Què concreteu aquí? Doncs s’especifica que el coworker és responsable de complir amb les seves obligacions fiscals i administratives, també i que és responsable de l’activitat que desenvolupa a l’espai.
Una altra cosa que es pot fixar és si un coworker ens pot recollir correspondència certificada o paqueteria, on es guarda o en quin termini ha de traspassar-la al destinatari. Això és important de cara a terminis judicials i administratius.
L’assegurança és un altre tema a discutir: qui és el titular de l’assegurança?, i què cobreix aquesta?
Causes de resolució
Aquesta clàusula especifica si, resumint, una de les dues parts diu que fins aquí hem arribat. Es pot resoldre un contracte per mutu acord, perquè una de las parts ho decideixi, o perquè incompleixi alguna clàusula.
Si és per incompliment, a banda de la resolució, hi ha alguna penalització o donem un termini per resoldre el problema?
Protecció de dades
La típica i tòpica clàusula sobre protecció de dades, però que hi ha de ser. By law.
Una nota: si l’espai té càmeres de seguretat, cal que els coworkers n’estiguin informats i que s’indiqui amb cartells als llocs de l’espai on estiguin les càmeres.
Ara ja potser fa estona que us pregunteu per què es van extingir els dinosaures. No va ser per haver de llegir-se i signar un contracte de coworking (esperem!). Així que, ànims! De segur que fixar aquests punts per avançat us estalviarà maldecaps.
Fonts: VallesWork, Zona Coworking, Comunidad Coworking
