La comunicació és essencial als espais de coworking. Però estem parlant d’una comunicació programada i estructurada. Un dels problemes més freqüents als coworkings, precisament pel seu tarannà obert i col·laboratiu, és que assumim que els missatges fluiran com l’aire d’una persona a l’altra. I al final passa el que passa: que els esdeveniments estan buits, que no tothom s’ha assabentat d’algun fet clau o, el més greu de tot, que es perd el sentiment de pertinença.
Imagina’t la sensació d’estar immers en el teu dia a dia i que les coses passin al teu voltant sense que te n’assabentis, o que te n’assabentis tard. Al final la falta de comunicació (o la mala comunicació, que per al cas és el mateix) provoca una sensació d’alienament i desconnexió en les persones, fins i tot en un espai tan ben avingut com un coworking.
Algunes recomanacions abans de llençar-nos a comunicar
Com hem comentat, el més important és que la comunicació sigui planificada, sistemàtica i organitzada. El més recomanable és que hi hagi una única persona que centralitzi i s’encarregui de la comunicació.
Un cop tenim la persona (o ens hem fet a la idea de fer-ho nosaltres), cal que decidim què comunicarem: horaris especials del centre, dates de vacances, entrevistes internes o externes als coworkers, projectes, noves incorporacions, esdeveniments, cursos… Pensa també en els missatges que poden augmentar el sentiment de pertinença: felicitem els aniversaris?, donem missatges informals o amb un punt d’humor?, expliquem històries i anècdotes? Cal que trobem el nostre to i estil.
Després, elabora un calendari i decideix per quin canal o canals comunicaràs cada missatge. Ara parlem dels canals, no pateixis.
En qualsevol cas, sempre, sempre, SEMPRE, cuida el disseny i la redacció. De debò, ningú no es prendrà seriosament un cartell amb la lletra en Comic Sans i faltes d’ortografia.
5 canals de comunicació ideals per a un coworking
L’espai de coworking està format per la seva comunitat, online i offline, i pels espais físics. Hem de tenir-ho tot en compte a l’hora de definir els canals per on comunicarem.
Xarxes socials privades
N’hi ha moltes, però si teniu els emails sota el mateix domini, Yammer és gratuïta i molt pràctica. No només serveix com a eina de comunicació interna, sinó com a think tank de material i recursos compartits. Permet fer grups oberts o privats per discutir idees i projectes.
Pro: augmenten la productivitat i la implicació.
Contra: cal que hi participi tothom perquè funcioni.
Email marketing
Tant si són emails amb comunicacions específiques, com si plantegem un enviament regular en format newsletter amb tot el que vulguem comunicar, l’email és una forma pràctica i fàcil perquè fer arribar la informació. Això sí, comprova que tothom el rebi correctament i no com a spam.
Pro: és un canal utilitzat pràcticament per tothom.
Contra: compte amb l’spam!
Xarxes socials (les que coneixem tots)
Hi ha coses que val la pena comunicar-les de forma oberta, com projectes, entrevistes o altres notícies de l’espai o el coworkers. A més, donar rellevància a les empreses o treballadors a xarxes ajuda a fidelitzar-los i que se sentin part de l’espai, i ens ajudaran a difondre el contingut en les seves pròpies xarxes. (Incís. La llei del quid pro quo a social media: si tu no els dones espai a les teves xarxes, no esperis que ells ho facin a les seves…).
Pro: una eina molt versàtil i productiva.
Contra: cal implicació i participació de tothom.
El meravellós món offline: cartells i cafè
Sovint estem tan immersos en els canals digitals que se’ns van del cap els offline. I no han de ser uns o altres, la fórmula perfecta consisteix a combinar-los. Els cartells posats a llocs estratègics són molt pràctics. Recorda cuidar-ne el disseny, que siguin ben visibles —tant per la mida del cartell i la tipografia com per la ubicació— i que no tinguin faltes d’ortografia. Una menció especial per a la màquina del cafè: quin lloc millor per posar-hi un cartell i que la gent ens en doni feedback? Posa-hi també una pissarra o un espai en blanc perquè hi escriguin.
Pro: és un canal fàcil i econòmic de fer servir.
Contra: pot ser que algú no s’hi fixi…
Trobades, reunions, esmorzars…
Una trobada programada de forma regular, en què cada persona exposa per torns les novetats o projectes que té en marxa, ajuda a enfortir les relacions entre els membres de l’espai i fer networking. Aprofiteu per valorar-ne les sinergies entre empreses i col·laboradors.
Pro: ajuda a enfortir les relacions personals i professionals.
Contra: cal implicació, participació i compromís d’assistència.
